עזרה בבניית מערכת לא כל כך מורכבת

[ניסים פנירי]

שלום לחברי הפורום היקרים.
ברשותכם אשמח לעזרה קצרה, בעיקר בהבנה של איך להגדיר נכון את הדברים.
אני מנהל מוסד תורני שאחת לחצי שנה מתווספים אליו כמות נרשמים חדשים שמגיעים ללמוד.
בשביל לעדכן אותם בכל ההודעות הרלוונטיות הקמנו קו מיוחד שזמין רק למשתמשים הרשומים. כדי לוודא שכל אחד שומע רק את ההודעות שקשורות לקבוצה שלו, חילקנו אותם לכמה קבוצות: 1. בוגרים שלמדו בעבר. 2. תלמידים שלומדים כעת. 3. אנשים שנרשמו ללימודים במחזור הבא.
העניין הוא שבכל חצי שנה בעצם הקבוצות אמורות להתעדכן, דהיינו: אלו שלומדים כעת הפכו בעצם להיות בוגרים, אלו שנרשמו ללימוד הפכו להיות אלו שלומדים כעת, והשאר מתחילים מסלול חדש של נרשמים ללימוד במחזור הבא.
כעת לשאלה: איך נכון לנהל את זה מבחינת רשימת הצינתוקים. זאת אומרת, אם מישהו נרשם ללמוד ואישר קבלת צינתוקים של קבוצה 3, הרי כשהוא הופך להיות קבוצה 2 (לומדים כעת) הוא לא יקבל את הצינתוקים ששייכים לקבוצה 2, אלא אדרבה ימשיך לקבל את הצינתוקים של הנרשמים החדשים למרות שהוא כבר לומד פעיל.
האם נגזר עליי אחת לחצי שנה לאפס את כל רשימות הצינתוקים או שיש דרך אחרת?

[פישל]

@ניסים-פנירי תפתח שלוחה רשימות תפוצה, כל אחת תגדיר לפי הענין בוגרים, תלמידים וכו'.
תגדיר בנוסף בכניסה למערכת שיהיה פילטר לפי רשימת תפוצה ואחרי המעבר לפי פילטר זה תגידר פילטר לפי רשימת צינטוקים, שם תגדיר רישום לצינתוקים הרלוונטים והסרה שקטה מרשימות קודמות
מסמתא יש עוד אפשרות אבל זה מה שכרגע עלה במחשבה...