ראשית כמה מילים על הודעות וצינתוקים:
נדגיש שכדאי מאוד להשקיע בטבלת התלמידים והכיתות בממשק רישומון ולהיצמד רק אליהם כי זה ייתן לכם שליטה וגישה נוחה לשיגור הודעות וצינתוקים.
ולכן חשוב לעדכן בטבלת הכיתות במערכת גם את מספרי הטלפון של המלמד/ים כי צינתוק לתלמידי כיתה נשלח גם למורי הכיתה, וכן צינתוקים לאנשי הצוות מבוצע על פי עמודות הטלפונים בטבלת הכיתות.
אז מה יש לנו? יש אפשרות לשגר גם הודעות וגם צינתוקים גם דרך הטלפון וגם דרך ממשק הניהול, ניתן לשגר רק לכיתה/כיתות ולחילופין לכל הכיתות יחד.
כל ההבדל בין הודעה לצינתוק הינו רק לגבי השיחה מחוייגת מהמערכת למספרי הטלפון של ההורים/התלמידים, האם המערכת תתקשר (צלצול ארוך/מספר נסיונות חיוג) ותשמיע להורים את ההודעה או שיהיה צלצול אחד קצר שלא ניתן לענות לו אלא צריך לחזור למערכת ולשמוע את ההודעה.
וכמובן ששיגור הודעה הינו בעלות יחידות שיש לרכוש אותן דרך שירות הלקוחות, ומשא"כ צינתוק שבשלב זה הוא בחינם.
ולכן בשיגור צינתוק ניתן לשגר צינתוק ללא הקלטת הודעה כלל, אך בשיגור הודעה חובה להקליט/להעלות קובץ של ההודעה.
מעבר לכך פיתחנו אפשרויות נוספות שעובדות גם בשיגור צינתוק וגם בהודעה, והן:
א. בעת שיגור הודעה/צינתוק ניתן לבחור (הן באמצעות הניהול הטלפוני והן באתר) שההודעה תשוכפל גם לתיקיה בשלוחה, שזה אומר: אם ההודעה נשלחה לכלל התלמידים, זה ישוכפל לשלוחה (אחד) בשלוחה הראשית, ואם ההודעה הייתה לכיתה/ות מסויימת/ות היא תשוכפל לתיקיה כבחירתם בתוך הכיתה, ואז רק תלמידי הכיתה יוכלו לשמוע אותה לאחר ההתחברות.
והיות וכל כיתה עשה לעצמה סדר אחר איזה שלוחה מיועדת לעדכונים, לכן ניתן לבחור לאיזה שלוחה בתוך הכיתה ההודעה תשוכפל.
ב. חידוש ופיתוח מיוחד במינו, ניתן להגדיר שההודעה ששלחתם או שהקלטתם תושמע מיד בכניסה לקו, ורק פעם אחת, ורק לטלפונים שאליהם שלחתם את הצינתוק.
ונסביר: שלחתם צינתוק, ההורה/תלמיד חוזר לקו, ואינו יודע בגלל מה הצינתוק, האם יש הודעה בשלוחה הראשית או של הבן שבכיתה ג או של הבן בכיתה ח, לכן חשוב שמיד כשהוא חוזר למספר הוא ישמע את ההודעה שנשלחה כעת, ומצד שני אנו לא רוצים לשנות לקבוע את הפתיח של הקו, ולכן ההודעה מושמעת חד פעמי רק פעם אחת, ורק לטלפון שאליו זה שוגר. אך עדיין אנו נתקלים בתופעה ששלחתם הודעה שרלוונטית רק להיום וכדומה, ומה יקרה אם הוא לא חזר היום למערכת, אך התקשר לאחר יומיים, ושומע הודעה שכבר לא רלוונטית? לכן הגדרנו שניתן לבחור בין 0-99 דקות שבו אם הוא יחזור למספר הוא ישמע את ההודעה.
פיצ'ר נוסף, והוא שהכל מתועד ותוכלו לעקוב בממשק הדוחות על כל הודעה ששיגרתם מי וכמה חזרו למערכת ושמעו את ההודעה או שהתקשרו לאחר שזה כבר לא היה תקף וכו'.
וכעת נסביר איך משגרים הודעה:
אופציה א. דרך הטלפון: כל מלמד יכול באמצעות קוד הניהול של הכיתה להכנס בשלוחת הניהול בשלוחה 6 ולבחור בשיגור הודעה או צינתוק, אח"כ יועבר להקלטה ההודעה, ולאחר מכן להגדיר אם ברצונו שההודעה תשוכפל למיקום מסויים במערכת, וכן לכמה דקות להשים את ההודעה בתפריט הראשי.
לחילופין, ניתן לשגר הודעה לכלל התלמידים על ידי קוד הניהול הטלפוני הכללי, התהליך אותו דבר, שמקליטים את ההקלטה ומגדירים האם ולאן תשוכפל ומשך זמן בתפריט הראשי.
אופציה ב. דרך האתר, נכנסים לקישור שיגור צינתוק/הודעה לתלמידים ובוחרים למי לשלוח את ההודעה, לכלל התלמידים או ניתן לבחור מספר כיתות שיקבלו את ההודעה, ובוחרים בסוג הקמפיין, הודעה או צינתוק, ומעלים את הקובץ לשיגור, וניתן לבחור לאם זה ישוכפל (באם אתם משגרים למספר כיתות אך לא לכלל התלמידים, זה ישכופל לכל כיתה בשלוחה המבוקשת), וכן ניתן לבחור את מספר הדקות שההודעה תושמע בתפריט הראשי, ולוחצים על שיגור.
כמה פשוט ככה קל.
נזכיר שבשיגור הודעה לתלמידי כיתה/ות גם המורים של הכיתה (על פי המספרים המופיעים בטבלת כיתות) יקבלו את ההודעה, ובשיגור לכל התלמידים כל המורים יקבלו.
נקודה נוספת על הצינתוקים, בשלוחת הניהול קיים גם כן חדר מלמדים שהוא כעין וואצפון פנימי לצוות, הוספנו אפשרות לבחור לאחר הקלטת הודעה לצוות האם לשגר כעת צינתוק לשאר הצוות על כך שיש הודעה חדשה בחדר הצוות. (לחילופין ניתן לבחור שההקלטה תישמר ללא שיגור צינתוק).
עוד מילה על הצינתוקים, מה קורה באם טבלת התלמידים שלכם היא ללא מספרי הטלפון ואתם רוצים שהתלמידים יוכלו בעצמם להוסיף את המספר שלהם? בשביל זה יצרנו שלוחה של הוספת והסרת טלפון מהרשימה.
זה בנוי כך, ראשית יש להגדיר שלוחה כזו במערכת על ידי מתקין השלוחות האוטומטי במיקום המבוקש.
בשלוחה יש תפריט להוספת מספר או הסרת מספר, בהוספת מספר ראשית המערכת תדרוש הזדהות וחיבור של התלמיד, לאחר מכן המערכת מאפשרת להוסיף את המספר שחייג כעת למערכת, לתלמיד זה. (באם קיימים כבר 3 מספרי טלפון ניתן להקיש מספר טלפון להסרה, ובמידה וזה אכן היה בטבלה המערכת תחליף אותו למספר המחייג).
בשלוחת הסרת מספר זה לא מוחק את המספר מטבלת התלמידים, אלא ניתן לבחור האם לחסום קבלת צינתוקים או הודעות או שניהם, או ביטול החסימה.
עוד מילה, באמצעות ממשק הניהול תחת לשונית הגדרות יש לכם שליטה האם לאפשר שיגור הודעות או צינתוקים באמצעות הטלפון, או לא לאפשר, או לאפשר רק עבור הניהול הראשי ולא למלמדים.
וכן תוכלו להגדיר שם לאיזה עמודות יבוצע השיגור, לכל העמודות או רק לחלקן.
ומילה אחרונה, יש לכם בממשק תחת לשונית רשימת קמפיינים ששוגרו דוח מפורט של כל הקמפיינים שנשלחו דרך הטלפון או הממשק, שם ניתן לצפות בפרטי השליחה, דוח מימות המשיח על הצלחת הקמפיין ודוח איזה טלפונים חזרו למערכת ושמעו את ההודעה.